Terminplanung
Die Planung von Routen erfolgt über den Hauptmenüpunkt „Termine“, innerhalb des Reiters „Routenplanung“.
Hier ist eine Übersicht aller bereits geplanten Termine einsehbar.
Der Reiter lässt sich grob in 2 Bereiche einteilen.
- Noch einzuplanende Termine
- Kalenderübersicht mit den bereits geplanten Terminen.
Der linke Bereich „Ausstehende Termine“ gliedert sich wiederum in folgende Abschnitte:
Mitarbeiter auswählen
Wählt man dieses Feld aus, werden alle Mitarbeiter angezeigt, die für die Routenplanung zur Verfügung stehen. Durch Klicken auf einen bestimmten Mitarbeiter, kann die Planung für diesen vorgenommen werden.
Termin anlegen
Über diesen Button lässt sich direkt ein neuer Termin für einen Kunden anlegen, der außerhalb der vergebenen Intervalle aus der Standortanlage zu verstehen ist. Hier können also jederzeit Termine für Kunden angelegt werden, die auch bei der/dem MitarbeiterIn in der App auftaucht, ohne dass das eigentliche Intervall verfälscht wird.
Darüber hinaus findet hier immer eine Kontrolle statt, wann der Kunde das letzte Mal besucht wurde und ob möglicherweise ein Paralleltermin geplant ist.
Versand von Terminabstimmungsmails
Ihr könnt nun euren Kunden, die eine individuelle Terminabstimmung erbitten, einen Nachricht aus blueplant heraus schicken.
Dafür klickt ihr auch „Bearbeiten“ eines bereits eingeplanten Termins und wählt danach „An Kunden senden“. Es öffnet sich ein Fenster, indem ihr den/die AnsprechpartnerIn auswählen und einen Text verfassen könnt. Sobald ihr dies speichert, wird eine Mail versandt, in der die der/die Kundin den Termin bestätigen oder ablehnen kann.
Ebenso wird die Historie des Abstimmungsverlaufs hier festgehalten.
Der/Die KundIn erhält eine Mail, in der er/sie den Termin entweder bestätigen oder ablehnen kann.
Wenn er/sie bspw. zustimmt, erfolgt eine Weiterleitung auf diese Seite:
Die Bestätigung kann schließlich auch in der Abstimmungshistorie nachvollzogen werden. Ebenso ändert sich das Zeichen an der rechten Ecke des Termins von einem orangenen Papierflieger auf einen grünen Bestätigungs-Haken:
Suchen
Über „Suchen“ kann nach bestimmten Kunden und Standorten in der Liste an Terminvorschlägen gefiltert werden. Die Anzahl der Treffer im Verhältnis zu den verfügbaren einplanbaren Terminen wird entsprechend angezeigt:
Sortieren
Neben dem Suchfeld gibt es die Pfeilsymbole, diese ermöglichen die Liste an Terminvorschlägen zu sortieren.
Terminvorschläge
Hier ist eine Liste mit allen noch offenen Terminen aufgeführt. Neben dem Titel wird in der Klammer angezeigt, um wie viele Vorschläge es sich genau handelt.
Jeder Terminvorschlag ist gleich aufgebaut, bestehend aus 6 Komponenten:
- Kundenname angereichert mit der Information zum Standort und der genauen Adresse
- Zugewiesene Pflegekraft
- Objekte, zeigt auf einen Blick wie viele Produkte sich zur Pflege bei dem jeweiligen Kunden befinden
- Zeit, die aufgrund der Objektanzahl voraussichtlich anfällt
- Intervall, zeigt an, wie oft die Pflege durchgeführt werden soll laut Vertrag
- Letzter Termin, zeigt an, in welcher KW die Pflege zuletzt durchgeführt wurde
- Planung für, zeigt an, wann der Kunde erneut besucht werden muss, um die vereinbarten Pflegintervalle einzuhalten
Farbsystem
Im Bereich „Planung für“ wird farbig angezeigt, wie sich der anstehende Termin im Vergleich mit der aktuell im Kalender ausgewählten Woche verhält.
- Rot: Termin muss bereits vor der aktuell ausgewählten Woche eingeplant werden, da bereites mindestens 2 KW verspätet
- Orange: Termin muss dringend im aktuellen Zeitraum eingeplant werden, da bereits mindestens 1 KW verspätet
- Grün: Termin sollte in der angezeigten KW eingeplant werden
- Grau: Termin ist noch nicht für die aktuell ausgewählte Woche einzuplanen
Der rechte Bereich „Kalenderübersicht mit den bereits geplanten Terminen“ gliedert sich grob in 2 Abschnitte:
Anzeigeeinstellungen
Über dem Kalender lassen sich unterschiedliche Anzeigeeinstellung vornehmen. Ganz links kann zwischen den zu betrachtenden Kalenderwochen/Tagen gewechselt werden. Dafür können die Pfeile genutzt werden oder durch Anklicken des Datum lässt sich eine bestimmte Datum anzeigen. Soll wieder zur aktuellen Kalenderwoche/Tag gesprungen werden, kann der Button „Heute“ ausgewählt werden.
Auf der rechten Seite kann ausgesteuert werden, in was für einem Zeitintervall die Kalenderansicht angezeigt werden soll. Aktuell kann zwischen 15 Min., 30 Min und einer Stunde gewählt werden. Außerdem kann der User auswählen, ob er im Kalender die komplette Kalenderwoche, einen einzelnen Tag oder die Planeransicht annehmen will. Bei letzterem wird in einer gesammelten Übersicht angezeigt, wie alle Mitarbeiter für einen bestimmten Tag verplant sind.
Darüber hinaus kann das Menü Fahrtzeiten geöffnet werden:
Hier kann dem System dediziert mitgeteilt werden, wie Du die Fahrtzeiten für die Pflegekräfte planst.
- Von wo starten die Pflegekräfte?
- Wo endet der Arbeitstag der Pflegekräfte?
- Sind die erste und/oder die letzte Fahrt der Pflegekraft zur Arbeitszeit zugehörig oder nicht?